秘書

描述

一、核心職責 1. 行政與文書管理 處理公司文件（合約、標書、工程報告、合規文件）的起草、歸檔及流轉 安排會議（如專案評審、安全會議），記錄紀錄並追蹤決議執行 管理辦公用品、工程資料存檔系統（包括圖面、施工日誌等） 2. 合規與資質維護 協助維護公司建築資格證書、安全生產許可證等，確保按時年檢 跟進建築業政策法規更新（如環保、安全標準），提示合規風險 協調專案報建、驗收等流程的文書準備（如施工許可證申請） 3. 專案支援與協作 作為專案團隊與公司管理階層的溝通橋樑，傳遞工程進度、變更等訊息 協助編製投標文件、整理業績資料，參與招標流程的行政環節 管理專案會議紀錄及行動清單，確保工期、成本等關鍵資訊被記錄 4. 內部和外部協調 對接政府監管部門（住建局、安監站）、客戶、分包商及供應商 安排工程現場訪問、客戶考察等活動的接待與後勤保障 處理公司公章使用登記（特別涉及工程合約、結算單等重要文件） 5. 基礎人事與財務輔助 協助員工考勤、工地人員入場登記、安全訓練記錄管理 整理報銷單據、工程款項支付申請等財務支援工作 二、所需技能與資質 1. 硬技能 文書與軟體能力： 精通Office（尤其Excel資料整理、PPT報告）、PDF編輯 熟悉建築業軟體更佳（如AutoCAD基礎檢視、Project進度追蹤、藍湖等協作工具） 專業知識： 了解建築術語（如「樁基」「 BIM」「竣工驗收」）、工程流程及基礎法規 熟悉ISO品質管理系統（建築業常涉及ISO 9001、ISO 45001安全標準） 檔案管理： 能建立高效率的紙本/電子檔案系統（尤其圖面、合約等多版本管理） 2. 軟技能 溝通協調能力：需與專案經理、工程師、工人等多層人員高效協作，適應工地與辦公室雙重場景 細緻與抗壓能力：處理標書、合約等文件需零錯誤；能適應專案趕工期的快節奏 保密意識：嚴守公司投標報價、技術方案、客戶資訊等機密 緊急處理能力：應對工地突發事件（如安全事故報告）的文書與溝通支援